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Oportunidad de Premios

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Sala de Prensa. Por ejemplo, el teatro del Centro Lied en la Universidad de Kansas, realiza una ceremonia anual de premiación para sus acomodadores ujieres. Todos sus acomodadores trabajan como voluntarios y sin su ayuda, las representaciones teatrales no se desarrollarían tan acertadamente.

El Centro Lied siente que el reconocimiento a sus voluntarios es una forma de mostrarles cuánto se aprecia su ayuda y se reconocen sus logros. Aunque sus realizaciones no batan récords, su trabajo es esencial. Cuando pensamos en ceremonias de premiación, nos vienen a la mente los Premios de la Academia Cinematográfica.

No todas las ceremonias de premiación tienen miles de invitados reunidos en una atmósfera de gala, pero todas las ceremonias de premiación seguro tendrán sus estrellas y momentos memorables. Usualmente, hay mucho más en una entrega o actividad de premiación de lo que ven los ojos.

Hay muchos detalles que deben ser atendidos de antemano, sin los cuales esta oportunidad de premiación puede no resultar tan exitosa como se desea. Por supuesto, una ceremonia de premiación no consiste solamente en discursos.

Manténganla movida y manténganla divertida. Una entrega de premios debe ser entretenida; y al mismo tiempo, debe recordar a todos los participantes la importancia de la ocasión.

Tengan presente que no se tiene que ser "formales" para entregar un premio. Las ceremonias formales son ciertamente una forma muy común de entregar premios, pero existen otras posibilidades.

Un concierto, una obra teatral, un picnic, una fiesta, una película, o una conferencia de prensa pueden ser más apropiadas o más del gusto de la persona agasajada.

La mayoría de estas actividades requieren el mismo tipo de planificación y de ejecución que una ceremonia formal. Una de las mejores cosas en la vida es cuando una ceremonia de premiación sale bien; los oradores son buenos y ninguno les cancela , la ceremonia es animada y nunca aburrida , y la persona o los que reciben los premios se sienten realmente homenajeados y no sólo simulan felicidad.

Pero para que todo transcurra sin tropiezos, se necesita poner todo su esfuerzo en planificar la ceremonia. Hay muchos detalles, y son todos importantes.

Puede ser peligroso asumir toda la responsabilidad solo, porque la organización de un evento puede resultar abrumadora. La planificación de una ceremonia va de la mano con el presupuesto.

Todos estos detalles deben ser planeados con anticipación de modo que no haya sorpresas desagradables durante la ceremonia. Primero que nada, decidan su presupuesto. Cuánto gastar en una ceremonia de premiación puede variar mucho; asegúrense de que pueden costear lo que están planeando.

Si su organización tiene muchos recursos, se podrá disponer de un gran presupuesto para gastar en una ceremonia. Por otro lado, organizaciones más pequeñas tendrán que ser creativas y arreglarse con una limitada cantidad de dinero. Al decidir un presupuesto se estará determinando el menú, la cantidad de invitados, la sede del evento, y otros detalles que involucran el gasto de dinero.

Antes de planificar algo, decidan dónde realizar la ceremonia. Piensen qué clase de evento será y traten entonces de encontrar un lugar que esté de acuerdo. Antes de elegir un lugar, consideren todos los siguientes detalles de modo de no limitarse a elegir el lugar antes de determinar lo que realmente quieren.

Un gran salón parecerá vacío si hay poca gente en él, y uno pequeño limitará la cantidad de gente a invitar. Se dice que los premios deben corresponder a la acción que se está reconociendo. También deberían estar de acuerdo con la persona y la ocasión.

Para algunos, una donación a una organización determinada puede ser lo más apropiado, por ejemplo, voluntarios de un proyecto sobre SIDA pueden querer que su premio se convierta en una contribución para el proyecto.

Para otros, un nuevo título o definición de su cargo será un premio perfecto. La clase de símbolo que se elija dirá mucho sobre qué y a quién está siendo reconocido. Algo más para considerar es el elemento sorpresa.

Las sorpresas pueden ser divertidas, pero no se querrá que el agasajado tenga un infarto por el shock antes de llegar al podio para aceptar el premio. Entonces, ¿será esto una superproducción, una fiesta del tipo todo-el-mundo-está-invitado, o una ceremonia de premiación íntima, sólo por invitación?

Se deben considerar los invitados inmediatos y sus invitados ¿familia, amigos, pareja? Las ceremonias son divertidas, pero a la gente le puede disgustar que no haya nada para picar. Se querrá servir alguna clase de refrigerios. El tamaño del evento y las instalaciones que el lugar ofrece ayudarán a determinar qué clase de comida servir.

No se servirá una cena sentados a la mesa en un lugar donde no hay cocina. Al considerar la comida para su ceremonia, se tienen dos opciones: planearla ustedes mismos, o conseguir ayuda de un servicio de comidas. Hacerla ustedes puede ahorrarles dinero, pero ¿tienen el personal y la pericia para presentar un banquete para la cantidad de gente invitada?

Recuerden, tienen que planear, comprar, preparar y servir la comida, y limpiar, o sea todo lo que hacen los servicios de comida. Por otro lado, se paga por la comida para una cantidad de gente pre-establecida, tanto si asisten como si no.

Y si llegan más personas, será algo muy desafortunado. Camareros y otro personal de apoyo — Hablando de comida, probablemente necesitarán gente para alistar el lugar, servir la comida, poner un vaso de agua cerca de los oradores, atender a los invitados, y limpiar posteriormente. Se podrá tener que contratar personal de apoyo para ayudarlos, o podrán designar a algunas personas del comité organizativo si lo tienen para dividirse el trabajo.

Se puede considerar la contratación de ayuda especializada, tal como la de los servicios de comida. Si la ceremonia es grande, entonces necesitarán ser todavía más cuidadosos.

Todas estas preguntas se deben considerar. Decoraciones —Esta parte es divertida pero, cuidado: puede ser el éxito o la ruina de su presentación. La decoración no es cosa fácil, especialmente si se trata de un espacio grande. Su elección de decoraciones dependerá en gran medida del tono que quieran darle a la ceremonia; por ejemplo, globos tontos y cornetas festivas serán inapropiados para una ceremonia sobria y dignificada.

Esta es una lista de cosas que se podrán considerar al pensar en decoraciones para una ceremonia formal de premiación:. Oradores Principales -- ¿Quién es realmente el que entregará los premios? Se puede tomar una decisión dependiendo del trabajo del homenajeado o de su logro.

Podría ser un colega, el cónyuge, el padre o un hijo. Quienquiera que sea, es necesario contactarse con la persona con anticipación y darle tiempo para prepararse. Si fuera necesario, acuerden un ensayo para afinar la duración y el tono de los discursos.

Orden de presentación -- ¿Quién hablará primero? El programa de presentación no debe necesariamente seguirse a rajatabla, pero se necesita saber quién habla después de quién, para poder imprimir un programa para los invitados. También, la gente deberá saber de cuánto tiempo dispone para sus discursos y comentarios.

Si se espera que cada uno tome unos tres minutos, y alguien toma 30, esto será no sólo aburrido para los asistentes, sino que podrá destrozar el cronograma de todo el evento, y cambiar su atmósfera.

En general, cuanto más claros sean acerca de los horarios, más probable será que se cumpla lo que se desea.

Se ha asegurado el lugar, escogido los refrigerios, ordenado los premios, y planificado las decoraciones. Pero ¿quién presentará los premios? Si ese trabajo recae en usted, ¡no se preocupe!

Aquí le proporcionamos algunos consejos para ayudarlo a hacer una presentación tranquila y confiada. La atención de los medios es generalmente buena y deseada para este tipo de actividad.

Dependiendo del tamaño y objetivo del evento, probablemente se querrá tanta divulgación pública como sea posible, tanto para el o los homenajeados como para su organización. Por ejemplo, puede ser una buena idea para una asociación pro derechos de los homosexuales, las lesbianas, los bisexuales y los transexuales, el invitar a la prensa a la entrega de un premio a los aliados heterosexuales de la asociación.

Ello le dará distinción al grupo y energizará a los aliados, sin mencionar qué contento estará el homenajeado de ser mencionado en la prensa. Si se tienen diapositivas del homenajeado ejecutando su trabajo, un video casero de él que describa perfectamente su personalidad, o testimonios grabados de personas dando gracias al agasajado, estas son excelentes maneras de mantener el interés de los asistentes, dar nuevas perspectivas a las ceremonias, y agradar a la persona que recibe el premio.

Asegúrense de disponer del equipo necesario retroproyector, videocasetera, proyector de diapositivas, pantalla, televisor, estéreo si deciden hacer una presentación de este tipo.

Finalmente, todo está pronto para la ceremonia o actividad que se eligió para reconocer los logros y realizaciones ejemplares de alguien. Ahora sólo necesitan relajarse para verse lo mejor posible para el gran día, especialmente si ustedes deben entregar el premio.

Duerman bien antes de la presentación para sentirse descansados y frescos. Recapitulando, he aquí una lista de cosas a las que hay que atender al entregar un premio:. La realización de ceremonias para recompensar logros sobresalientes es un gran modo de mostrar a la gente con la que trabajan que su trabajo es apreciado y admirado.

Y al hacerles saber esto, indudablemente su organización se fortalecerá como un todo. Hamlin, S. How to talk so people listen. New York, NY: Perennial Library. Quattrini, J. Successful business presentations. Blue Ridge Summit, PA: Tab Books.

Vineyard, S. Beyond banquets, plaques and pins: Creative ways to recognize volunteers. Downers Grove, IL: Heritage Arts. Wilder, C. The presentations kit: 10 steps for selling your ideas.

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Author: Zologis

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